Räkna ut rätt traktamente

När en anställd åker på tjänsteresa kan arbetsgivaren betala ut s.k. traktamente med syfte att ge kompensation för ökade utgifter som resan medför för arbetstagaren. Den anställde kan exempelvis ha ökade levnadsomkostnader för mat och andra småutgifter som de annars inte skulle ha.

Skatteverket har definierat en viss schablonmässig ersättningsnivå som arbetsgivaren kan betala ut skattefritt. Om traktamentet överstiger denna nivå behandlas den överstigande delen som vanlig lön till den anställde, det blir med andra ord en skattepliktig del på traktamentet.

För att skattefritt traktamente ska kunna utbetalas måste följande kriterier vara uppfylda:

1. Den anställde är på tjänsteresa, alltså en resa med syfte att utföra arbete för arbetsgivarens räkning.
2. Arbetstagaren har minst en övernattning under resan, dvs. tjänsteresan pågår mellan kl. 00:00-06:00, vare sig den anställde sover eller jobbar under den perioden.
3. Tjänsteresan och övernattningen har skett utanför den ordinarie verksamhetsorten, vilket definieras som en plats vilken ligger minst 50 km från arbetstagarens bostad eller tjänsteställe (den plats arbetstagaren normalt jobbar flest dagar).

Skattefritt traktamente utbetalas enligt schablonbelopp för heldagar och halvdagar med avdrag för betald kost. Schablonbeloppet för en heldag kallas för maximibelopp för resor inom Sverige och normalbelopp för resor i utlandet. Normalbeloppet varierar beroende på vilket land som besökts. För en heldag betalas ett helt maximibeloppet/normalbeloppet ut och för en halvdag betalas ett halvt maximibeloppet/normalbeloppet ut.

Halvdags- eller heldagstraktamente

När avresedagen för tjänsteresan påbörjas före kl. 12:00 räknas dagen som en heldag. Om avresedagen däremot påbörjas kl. 12:00 eller senare räknas avresedagen som en halvdag. På hemresedagen räknas dagen som en heldag ifall resan avslutas efter kl. 19:00. Ifall resan avslutas kl. 19:00 eller tidigare blir det dock en halvdag. Dagarna mellan avresedagen och hemresedagen är naturligtvis heldagar. En resa anses vara påbörjad/avslutad när den anställde lämnar/anländer till kontoret eller bostaden.

Vistelse i flera länder

När den anställde har spenderat en dag i flera länder ska du använda normalbeloppet för det land där personen uppehållit sig längst tid av dagen, dvs. var personen varit längst tid mellan kl. 06:00-00:00. Restid med flyg eller båt mellan länder räknas inte till vistelsen för något land. Detsamma gäller för mellanlandning eller byte till eller från inrikesflyg. Om resenären har spenderat längre tid i hemlandet än i utlandet på avresedagen eller hemresedagen gäller alltså det svenska maximibeloppet som utgångspunkt för beräkning.

Den som tillbringar hela dagen, från kl. 06:00-00:00 på transportmedel i internationell trafik medges ett traktamente motsvarande maximibeloppet för resa i Sverige. För resor med olika lokala tider beräknas vistelsetiden med utgångspunkt i den lokala tiden för respektive ort. Avresa till utlandet påbörjas när flyget avgår eller båt lämnar hamn. Ankomst till utlandet räknas från tidpunkten som resenären landar på slutdestinationen.

Arbetsgivaren kan skattefritt bekosta den anställdes boende under tjänsteresan mot uppvisande av kvitto. Ifall den anställde inte kan visa underlag för boende får arbetsgivaren betala ut en skattefri ersättning som motsvarar ett halvt maximibelopp (eller ett halvt normalbelopp för det land där övernattningen skett).

Exempel beräkning av traktamente

Lisa lämnar sin hembostad i Stockholm kl. 06:30 på måndagen och hennes flyg avgår kl. 07:55 från Arlanda. Resan går till London där hon anländer kl. 09:35 lokal tid. Lisa lämnar London på torsdagen samma vecka kl. 14:05 lokal tid. Hon mellanlandar i Köpenhamn kl. 16:55 lokal tid och reser vidare till Stockholm kl. 18:10. Lisa anländer till Arlanda kl. 19:25 svensk tid och är åter i sin bostad kl. 21:25.

Måndag

Resan påbörjas före kl. 12:00, därför gäller helt traktamente. Svensk restid är 1 h och 25 min, vilket är mindre än tiden i Storbritannien som är 14 h och 25 min. 1 normalbelopp för Storbritannien.

Tisdag och onsdag

De två dagarna spenderas i Storbritannien. 2 normalbelopp för Storbritannien.

Torsdag

Resan avslutas efter kl 19:00, därflr gäller helt traktamente för hemresedagen. Lisa spenderar 8 h och 5 min i Storbritannien och 2 h i Sverige. Tiden i Danmark räknas som restid. 1 normalbelopp för Storbritannien.

Kost under resan

Normalbeloppet för ett land respektive maximibeloppet i Sverige motsvarar den normala ökningen av levnadskostnader för frukost, lunch och middag på en restaurang av normal standard, samt småutgifter. Om kosten under en resan inte har bekostats av den anställde ska därför traktamentet reduceras. Under vissa villkor kan den av arbetsgivaren påkostade måltiden räknas som en skattepliktig kostförmån (behandlas som vanlig lön).

För Sverige görs måltidsreduktion på traktamentet enligt följande tabell:

För utlandet görs måltidsreduktion på traktamentet som en procentandel av normalbeloppet för aktuellt land. 15% reduktion för frukost och 35% för lunch eller middag. Om alla måltider har betalts av annan än den anställde reduceras alltså traktamentet med 85%. Avrundning görs till närmsta heltal.

Ibland görs avräkning för måltiderna, ibland inte. Ibland blir måltiderna förmånsbeskattade, ibland inte. Det sker enligt nedanstående modell:

Kostförmånen värderas till 88 kr för lunch respektive middag och 44 kr för frukost.

Utländskt traktamente tabell

För utlandet gäller följande traktamenten för 2014. Beloppen fastställs årligen av Skatteverket.

Vid vistelser längre än tre månader utomlands reduceras beloppet till 70% av nedanstående belopp, eftersom levnadskostnaderna anses vara lägre vid långvariga vistelser.