Beräkna representation rätt

Du har vanligtvis inte full avdragsrätt för representation. Kostnaden för representationen och ingående moms har avdragsgränser som varierar beroende på vilken typ av representation det handlar om. Avdraget för mervärdesskatt på måltidsutgifter får i vissa fall beräknas på ett högre underlag än de avdragsramar som gäller vid inkomstbeskattningen.

Lyxig representation ger inte avdrag. Med lyx menar Skatteverket t.ex. jakt, fiske, speciellt arrangerad underhållning eller representation på lustjakter eller lantställen.

Inkomstbeskattning

För inkomsbeskattningens del måste du beakta följande:

Vid lunch, middag eller supé får avdraget inte överstiga 90 kr per person och måltid med tillägg för momsavdrag.
Vid annan förtäring, såsom fika, medges avdrag om 60 kr per person med tilläg för momsavdrag.
Avdrag för t.ex. teaterbiljett eller golf är högst 180 kr per person plus moms.
Om representationen avser notor på flera olika ställen medges avdraget för hela representationstillfället, inte för varje ställe var för sig.
Om representationen pågår i flera dagar medges avdrag om högst 180 kr per dag plus moms.

Mervärdesskatt

Momsavdraget varierar enligt följande:

Som huvudregel kan du dra av moms på samma underlag som vid inkomstbeskattningen. Dvs. det totala avdragsgilla beloppet vid inkomstbeskattningen multiplicerat med utläggets momssats blir den maximala avdragsgilla nivån för momsen.

Följande avvikelser finns:

Vid extern representationsmåltid då man inte druckit alkohol, dock tillåts starköl, (90 kr avdragsgill/person vid inkomstbeskattning) är underlaget för momsavdrag 300 kr per person. Alternativt kan man dra av 46 kr moms/person enligt schablon.
Vid intern representationsmåltid då man inte druckit alkohol, dock tillåts starköl, (90 kr avdragsgill/person vid inkomstbeskattning) är underlaget för momsavdrag 200 kr per person. Alternativt kan man dra av 31 kr moms/person enligt schablon.
Vid extern eller intern representationsmåltid då man druckit vin eller sprit (90 kr avdragsgill/person vid inkomstbeskattning) är underlaget för momsavdrag 180 kr per person. Alternativt kan man dra av 28 kr moms/person enligt schablon.
Lättare förtäring (60 kr avdragsgill/person vid inkomstbeskattningen) ska behandlas på samma sätta som under punkterna ovan under förutsättning att representationstillfället syftat till visning eller demonstration.

Exempel på beräkning av representation

Skatteverket ger följande beräkningsexempel för representation:

Lunch med alkoholfri dryck

X AB har i samband med en affärsförhandling, extern representation, haft kostnader för lunch med totalt 450 kr för tre personer. Kostnaden avser mat och alkoholfri måltidsdryck. Restaurangen har tagit ut mervärdesskatt med 12 procent. Av totalbeloppet, 450 kr, avser därför 48,20 kr (10,71 % av 450 kr) mervärdesskatt. X AB har en verksamhet som medför avdragsrätt för mervärdesskatt.

Kostnaden för lunchen understiger 300 kr exklusive mervärdesskatt per person. X AB har rätt till avdrag för hela den debiterade mervärdesskatten, dvs. 48,20 kr. Vid inkomstbeskattningen kan bolaget göra avdrag med 270 kr (3 x 90 kr). Återstående del av måltidsutgiften, 131,80 kr, blir en icke avdragsgill kostnad för representation.

Middag med starköl - tillämpning av en schablon

Y AB har i samband med en affärsförhandling, extern representation, haft kostnader för middag med totalt 1758 kr för tre personer. Kostnaden för mat är 900 kr exklusive mervärdesskatt och kostnaden för starköl är 600 kr exklusive mervärdesskatt. Restaurangen har tagit ut mervärdesskatt med 258 kr (12 % på 900 kr och 25 % på 600 kr). Y AB har en verksamhet som medför avdragsrätt för mervärdesskatt.

Y AB kan få avdrag för mervärdesskatt med skäliga 46 kr per person. I det nu aktuella fallet har bolaget därför rätt att dra av mervärdesskatt med 138 kr. Y AB behöver då inte göra någon beräkning utifrån faktiska kostnader för mat respektive starköl. Vid inkomstbeskattningen kan bolaget göra avdrag med 270 kr (3 x 90 kr). Återstående del av måltidsutgiften, 1350 kr, blir en icke avdragsgill kostnad för representation.

Middag med starköl - fördelning utifrån faktiska kostnader

Z AB har i samband med en affärsförhandling, extern representation, haft kostnader för middag med totalt 1758 kr för tre personer. Kostnaden för mat är 900 kr exklusive mervärdesskatt och kostnaden för starköl är 600 kr exklusive mervärdesskatt. Restaurangen har tagit ut mervärdesskatt med 258 kr (12 % på 900 kr och 25 % på 600 kr). Z AB har en verksamhet som medför avdragsrätt för mervärdesskatt.

Z AB vill inte tillämpa schablonen vid beräkning av avdraget för mervärdesskatt. Bolaget väljer i stället att beräkna avdraget utifrån de faktiska kostnaderna exklusive mervärdesskatt för mat respektive starköl. Av den totala kostnaden exklusive mervärdesskatt avser 60 procent (900/1500) mat och 40 procent (600/1500) starköl. Avdrag för mervärdesskatt kan medges med högst mervärdesskatten på ett underlag som uppgår till 900 kr exklusive mervärdesskatt (300 kr x 3). Av detta belopp ska 540 kr (60 % av 900 kr) anses avse mat och 360 kr (40 % av 900 kr) anses avse starköl. Bolaget har därför avdragsrätt för mervärdesskatt med 12 % på 540 kr och 25 % på 360 kr, alltså totalt med 154,80 kr. Vid inkomstbeskattningen kan bolaget göra avdrag med 270 kr (3 x 90 kr). Återstående del av måltidsutgiften, 1333,20 kr, blir en icke avdragsgill kostnad för representation.

Middag med vin - beräkning enligt de regler som gällde 1996

Q AB har i samband med en affärsförhandling, extern representation, haft kostnader för middag med totalt 879 kr för tre personer. Kostnaden för mat är 450 kr exklusive mervärdesskatt och kostnaden för vin är 300 kr exklusive mervärdesskatt. Restaurangen har tagit ut mervärdesskatt med 129 kr (12 % på 450 kr och 25 % på 300 kr). Q AB har en verksamhet som medför avdragsrätt för mervärdesskatt.

Om avdraget för mervärdesskatt beräknas enligt schablon och enligt de regler om gällde 1996 kan Q AB få avdrag för mervärdesskatt med skäliga 28 kr per person. I det nu aktuella fallet har bolaget därför rätt att dra av mervärdesskatt med 84 kr. Q AB behöver då inte göra någon beräkning utifrån faktiska kostnader för mat respektive vin. Vid inkomstbeskattningen kan bolaget göra avdrag med 270 kr (3 x 90 kr). Återstående del av måltidsutgiften, 525 kr, blir en icke avdragsgill kostnad för representation.

Av den totala kostnaden exklusive mervärdesskatt avser 60 procent (450/750) mat och 40 procent (300/750) vin. Avdrag för mervärdesskatt kan medges med högst mervärdesskatten på ett underlag som uppgår till 540 kr exklusive mervärdesskatt (180 kr x 3). Av detta belopp ska 324 kr (60 % av 540 kr) anses avse mat och 216 kr (40 % av 540 kr) anses avse vin. Bolaget har därför avdragsrätt för mervärdesskatt med 12 % på 324 kr och 25 % på 216 kr, alltså totalt med 92,88 kr. Återstående del av måltidsutgiften, 516,12 kr, blir en icke avdragsgill kostnad för representation.

Middag med vin. Bolaget sakner avdragsrätt för mervärdesskatt

Å AB har vid ett representationstillfälle haft kostnader för middag med totalt 1758 kr för tre personer. Kostnaden för mat är 900 kr exklusive mervärdesskatt och kostnaden för vin är 600 kr exklusive mervärdesskatt. Restaurangen har tagit ut mervärdesskatt med 258 kr (12 % på 900 kr och 25 % på 600 kr). Å AB har en verksamhet som inte medför avdragsrätt för eller rätt till återbetalning av mervärdesskatt.

Vid inkomstbeskattningen kan bolaget göra avdrag med 270 kr (3 x 90 kr) med tillägg för den mervärdesskatt som avser detta belopp (till den del mervärdesskatten inte ska dras av eller återbetalas enligt ML). Å AB kan få avdrag för 90 kr med tillägg för mervärdesskatt med skäliga 14 kr per person. I det nu aktuella fallet har bolaget därför rätt att, vid inkomstbeskattningen, få avdrag för 270 kr plus 42 kr, dvs. totalt 312 kr för detta representationstillfälle. Å AB behöver då inte göra någon beräkning utifrån faktiska kostnader för mat respektive vin. Återstående del av måltidsutgiften blir en icke avdragsgill kostnad för representation.

Å AB kan som alternativ vid inkomstbeskattningen dra av 270 kr med ett tillägg för mervärdesskatten på beloppet beräknat utifrån faktiska kostnader för mat respektive vin. Avdraget skulle då uppgå till 270 kr plus 46,44 kr (12 % x 162 kr + 25 % x 108 kr), dvs. totalt 316,44 kr.

Skatteverkets ställningstagande

Notera deltagare vid representation

På restaurangnota, kvitto eller kanske ännu hellre ett ark som bifogas utlägget eller reseräkningen bör man skriva ner namnen på alla som deltagit i representationen. Det ska naturligtvis finnas ett samband mellan de som deltar vid representationen och företagets verksamhet. Det vanligaste är att man skriver ner namn och företag på deltagarna samt noterar syftet med representationstillfället. Uppgifter på verifikat bör antecknas på varaktigt sätt.

Representation som inte är lunch eller middag

När representationen avser andra måltidsutgifter än lunch, middag eller supé bör avdrag medges med högst 60 kr per person. Skälig avdragsgill utgift t.ex. för teaterbiljett eller, vid extern representation, för greenfee vid golfspel får anses vara högst 180 kr/180 kr plus mervärdesskatt per person. Då affärsförhandlingar sträcker sig över flera dagar innebär detta att avdraget för kringkostnader på 180 kronor tillämpas varje dag representationen pågår.

Avdraget bör tillämpas vid varje representationstillfälle för sig. En billig representation vid ett tillfälle bör således inte få kvittas mot representation vid annat tillfälle, där utgiften överstigit det tillåtna avdraget

Det finns mer information om representation på Skatteverkets hemsida.