Effektiv administration

Det finns en del saker man kan göra för att effektivisera hanteringen av reseräkningar på företaget.

Privat betalningsansvar på kort

Alla betalkort som företaget tillhandahåller (ex. Eurocard, Firstcard, American Express etc) bör ha privat betalningaransvar. Det innebär att den anställde själv är ansvarig för utgifterna på kortet, vilket ger bra incitament för att spara kvittot och lämna in reseräkningarna i tid. Den anställda behöver inte ligga ute med så mycket pengar, eftersom de flesta betalkort har 30 dagars betalningsfrist.

Undvik egna nivåer på milersättning och traktamente

Undvik att ge skattepliktiga belopp, alltså mer milersättning eller traktamente än vad Skatteverket tillåter som avdragsgillt. Det innebär extra hantering i bokföring och rutiner, och i de flesta fall gör det ingen nämnvärd skillnad för den enskilde anställda. Bättre då att ge en lite högre lön som får anses täcka ev. utgifter vid tjänsteresor.

Chefen bör inte granska detaljer

När chefen granskar en reseräkning är det smart att inte gå igenom detaljer, utan endast se om utlägget verkar rimiligt med tanke på den anställdas arbetsuppgifter. Det tar onödigt lång tid om varje chef måste säkerställa att ex. rätt växelkurs har använts.

Slopa traktamente

Vill man ta detta ett steg längre kan man hoppa över traktamente överhuvudtaget. Traktamentet är tänkt att täcka extra utgifter så som måltider vid resor, men ofta ingår ändå frukost i hotell och måltiderna under dagen är i regel betalda av företaget. För vissa företag kan det vara enklare att slopa traktamentet helt och hållet — men givetvis fortfarande betala för anställdas utlägg i vanlig ordning.